Em sua continua adoção de ferramentas colaborativas, a maioria das empresas ignora uma série de vantagens intrínsecas à sua aplicação. A constatação é de um estudo publicado recentemente pela Forrester, reunindo opiniões de 934 executivos.
Aos olhos de 64% deles, existem poucas vantagens (de zero a quatro) na adoção de plataformas colaborativas na corporação. No total, os executivos conseguiram reunir uma dúzia de fatores positivos relacionados à tecnologia colaborativa. Entre essas vantagens, destacam-se sua contribuição à redução das viagens e ao incremento da comunicação.
No caso dos deslocamentos, basta verificar os gastos com a viagem, antes e depois da implementação de ferramentas colaborativas. Comparação fácil de realizar.
“Tentar avaliar dados como aumento de produtividade é muito efêmero ou específico para servir de métrica confiável. Logo, as empresas podem ser beneficiadas com tais melhoras, mesmo que não percebam”, avalia o estudo da Forrester.
A Forrester aponta quatro itens para verificar se as plataformas colaborativas estão rendendo o esperado e como otimizá-las.
1. Mapear resultados
Antes de optar por uma ferramenta colaborativa, é importante saber quais são os desafios enfrentados pelos colaboradores. As dificuldades podem estar nos meios de comunicação ou na busca das informações que precisam. Cabe realizar uma pesquisa com os colaboradores para averiguar se algum desses casos ocorre.
2. Destaque que pontos as ferramentas poderão otimizar
Uma vez arregimentadas as repostas, a Foorester sugere que sejam classificadas em categorias: aquelas que são passíveis de solução com base em tecnologia apenas, as que demandam por reengenharia de processos, questões de ordem cultural e outras, resultantes da combinação dos fatores citados anteriormente.
3. Analisar os ambientes de trabalho
Segundo o relatório da Forrester, os benefícios das soluções colaborativas são diretamente proporcionais à quantidade de recursos implementados na solução colaborativa. O estudo revela ainda que os benefícios começam a aparecer a partir da implementação de cinco recursos.
Plataformas de conversas de voz, rodadas localmente, por exemplo, podem ser melhoradas com um serviço de troca de mensagens instantâneas.
Outra sugestão é convidar os usuários a colaborarem no desenvolvimento da plataforma colaborativa. Assim a empresa poderá ter certeza de que está trabalhando para atender as necessidades dos usuários.
4. Definição de políticas de uso
Para determinar o sucesso da implementação, é crucial que haja adoção da solução em alta escala no ambiente de trabalho. Vale trabalhar em conjunto com os gestores da empresa para impulsionar a adoção. Entre as medidas que podem ajudar nesse processo estão treinamentos e incentivos para colaboradores mais empenhados em participar da comunidade de usuários.
Outra medida necessária é certificar-se de assegurar os benefícios que tenham mais vantagens do que a simples redução de custos. Vale expor os casos de maior sucesso de uso aos colaboradores e realizar reuniões para partilhar informações sobre o uso bem sucedido das soluções colaborativas.
(Kristin Burnham)
Fonte: CIO
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